Tagtäglich werden wir mit Informationen und Dokumenten aller Art überflutet. Ob nun lästige Werbemails, oder firmenrelevate Eingangsbelege per Post, teilweise sind wir dazu verpflichtet, diese Informationen aufzubewahren, manchmal aber auch nicht. Neben der täglichen Überflutung des Outlook-Postfaches, oder dem überfülltem Schreibtisch, speichern wir heute viele digitale Dokumente in sogenannten "File-System" Strukturen ab. Ein File-System ist nichts weiteres, als eine Windows-Ordner-Struktur, auf die alle berechtigten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Dokumente wie Word, Excel, CAD-Zeichnungen, etc. abzulegen und zu teilen.
Zusammengefasst gibt es drei große Bereiche in jedem Unternehmen, in dem Informationen in Form von Dokumenten und Dateien eingehen, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen.
Papierdokumente
Aufbewahrung
- In Aktenschränken, Ordnern.
- Auf Ihrem Schreibtisch.
- In Ablagefächern.
Nachteile
- Müssen oft kopiert werden um in allen Abteilungen zeitnah in den Aktenschränken verfügbar zu sein.
- Verbrauchen Platz, dadurch können zusätzliche Kosten für Miete, Möbel, Ablage, etc. entstehen, etc.
Dateien im Windows File-System
Aufbewahrung
- Lokal auf jedem Mitarbeiter-PC.
- In File-System-Strukturen.
- Auf externen Festplatten.
- In Cloud-Speichern wie Google Drive
Nachteile
- Können versehentlich verschoben werden.
- Keine Suche nach Begriffen innerhalb von Dokumenten (bei gescannten Dateien).
- Dateien werden versehentlich gelöscht (und liegen dann im lokalen Windows-Papierkorb).
- Keine Versionierung (eine Änderung an einem Dokument kann nicht mehr rückgängig gemacht werden).
- Durch die lokale Ablage haben oftmals Mitarbeiter keinen Zugriff auf aktuelle Dateiversionen.
E-Mails
Aufbewahrung
Im lokalem Outlook (oder anderen E-Mail Programmen).
- Teilweise in File-System-Strukturen.
Nachteile
- Kann nur vom Besitzer der E-Mail-Adresse eingesehen werden.
- Bei Krankheit/Urlaub, keine rechtlich korrekte Möglichkeit an wichtige Informationen in E-Mails zu kommen.
- Der PC, Outlook und auch die Server werden mit E-Mails vollgespeichert und werden somit extrem langsam.
- Keine Suche nach Begriffen in Dateianhängen, etc.
- Mühsame Ablage in File-System-Strukturen
Ein Dokumentenmanagement-System ist ein Programm, welches bei jedem Benutzer zur Verfügung steht. Die Aufgabe des Programmes ist es, alle Informationen in Form von Dokumenten (siehe Tabelle oben), übersichtlich und zusammen abzuspeichern und verfügbar zu machen.
Dadurch können Ihre Dokumente beispielsweise nach Projekten abgelegt werden. In einem Projektordner würden sich dann zum Beispiel nicht nur Ihre Angebot befinden, sondern auch:
- Planungsdokumente (CAD-Dateien, Zeitpläne, etc.)
- Zeichnungen
- Gesprächsprotokolle von Meetings
- Aufträge
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Rechnungen
- E-Mail Schriftverkehr
- Brief-Schriftverkehr
und alle weiteren Dokumententypen, die bei Ihren Projekten relevant sind.
Eine Rechteverwaltung, mit der Sie einfach die Zugriffsrechte auf Dateien und Strukturen bestimmen können, hilft Ihnen dabei, nicht alle Informationen zu teilen.
Sollte Ihnen eine der nachfolgenden Szenarios bekannt vorkommen, sollten wir einen Termin vereinbaren!
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